Обязательным документом для каждого предприятия, использующего наемный труда, является составления графика ухода работников в ежегодный оплачиваемый отпуск. График отражается продолжительность отпуска каждого работника, а также даты его начала и окончания, продолжительность в календарных днях.
График составляется в декабре текущего года на следующий календарный год. Ответственным за подготовку данного документа является кадровый специалист, который должен грамотно подобрать периоды отпусков каждого сотрудника с учетом их пожеланий и требований рабочего процесса. Составленный график следует передать руководителю для утверждения, при этом подготавливается приказ об утверждении графика отпусков, образец которого можно скачать внизу статьи.
Только график, утвержденный приказом, можно считать вступившим в силу, поэтому пренебрегать оформлением приказа не стоит, подготовить и подписать приказ об утверждении также нужно в декабре. Например, на 2015 год график должен быть утвержден приказом руководителя в декабре 2014 года.
Руководитель должен с помощью приказа вводить в действие любой документ, например, штатное расписание утверждается таким приказом.
Рекомендации по оформлению приказа об утверждении графика отпусков на следующий год
Бланк приказа об утверждении должен содержать реквизиты:
- дата — дата регистрации в регистрационном журнале;
- номер — присваивается документу при регистрации в соответствии с установленной в организации нумерацией распорядительных документов;
- название документа — слово «приказ» по центру бланка;
- место составление — город;
- заголовок — зависит от содержимого приказа, в данном случае можно указать «об утверждении графика отпусков на 2015 год»;
- причина — обеспечение трудового законодательства в области отдыха работников;
- распоряжение — утвердить график отпусков на следующий год, сам график следует приложить к приказу;
- распоряжение ознакомить всех сотрудников под роспись с графиком отпусков, каждый сотрудник должен знать, когда запланирован его отпуск, если он захочет перенести дату, то сделать это можно только с согласия работодателя;
- назначение ответственного за исполнение приказа;
- подпись руководителя;
- визы ответственных лиц.
В приложении к распоряжению, помимо графика отпусков, должен быть также ознакомительный лист с подписями каждого сотрудника, подтверждающими тот факт, что сотрудники ознакомлены с содержимым графика отпусков.
Приказ об утверждении графика отпусков на 2015 год образец — скачать.