Письмо-приглашение – разновидность делового некоммерческого письма, с помощью которого адресант может пригласить адресата на какое-либо мероприятие. Образец оформления письма-приглашения можно скачать ниже.
Мероприятие может быть абсолютно любым: празднование важного события, встреча, прием, совещание, собрание, выставка, дегустация, конференция, собеседование. Какова бы не была причина написания письма-приглашения, составляется оно согласно одним и тем же правилам, характерным для информационных писем.
Главное, что нужно учесть, направляя адресату приглашение, это то, что сделать это нужно заранее. В зависимости от мероприятия, этот срок может составлять от нескольких дней до недель.
В качестве адресата может выступать как конкретное физическое лицо (например, руководитель фирмы), так и целый коллектив.
Образцы писем-приглашений.
Как написать письмо с приглашением грамотно
Составляет оно примерное так же, как и письмо-напоминание — скачать образец, письмо-поздравление — скачать образец, письмо-подтверждение и другие виды информационных писем.
На бланке нужно указать, кому адресуется приглашение – ФИО лица, его адрес, контактные данные.
Письму может быть присвоен номер, обязательно ставится дата оформления.
В тексте письма-приглашения нужно обратить внимание на два момента. Прежде всего, должен быть четко указан адрес проведения мероприятия, при необходимости могут быть указаны не только улица и номер дома, но и этаж, комната, кабинет, офис, особенности местонахождения места проведения события. Адресат, получив письмо и прибыв на мероприятие, не должен блуждать по коридорам в поисках места назначения, также он не должен совершать дополнительные движений, например, звонков с целью узнать, куда ему направляться. Точно указанный адрес – это проявление уважение к адресату.
Второй важный момент – это точно указанная дата и время проведения события. Должна быть прописана не только дата, но и время (часы, минуты).
Также в тексте письма-приглашения прописывается наименование мероприятия, события, на которое приглашен адресат.
Получив приглашение, приглашенное лицо может как согласиться, так и отказаться от участия. В любом случае не лишним будет написать письмо-ответ, в котором выразить благодарность за приглашение. В случае, если возможности присутствовать на обозначенном событии, адресат не сможет, нужно написать в тексте письма-ответа причину отказа.
Пример оформления
Скачать образец письма-приглашения на мероприятие – ссылка.