Некоторые предприятия заводят на своих сотрудников личное дело, делается это с целью систематизации и хранения сведений о работниках. Составляется личное дело сотрудника на все время его сотрудничества с данной организацией. Процесс делопроизводства закреплен в ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
Управление личными делами сотрудников обязательно только для объектов муниципальной и государственной собственности. Кадровые службы частных работодателей оформляют досье на сотрудников в том случае, если порядок и необходимость ведения указаны в локальных нормативных актах.
Все же личное дело работника – удобный инструмент для специалиста кадровой службы. С помощью этого документа осуществляется систематизация и работа с информацией о сотрудниках. Поэтому и частные организации в большинстве случаев также составляют досье на свой персонал.
В случае исполнения трудовых обязанностей сотрудников по совмещению, неважно внешнему или внутреннему, на работника заводят дело. В первом случае личное дело заводится как на нового сотрудника, в случае внутреннего совмещения — документы располагают в уже существующее дело.
Что включают в состав личного дела
Личное дело (досье) работника содержит в себе следующие документы:
Внутренний перечень (опись) документов дела;
- Анкета сотрудника;
- Автобиография;
- Личный листок по учету кадров;
- Копии удостоверяющих личность документов;
- Копии СНИЛС, ИНН;
- Копии документов о полученном образовании (дипломы, свидетельства, сертификаты и т. д.). Необходимо, если для исполнения обязанностей этой должности требуется специальное образование;
- Документы о состоянии здоровья в тех случаях, когда предусмотрены законодательством определенные требования для занятия этой должности;
- Копия военного билета для военнообязанных граждан или тех сотрудников, кто подлежит призыву на военную службу;
- Копия документа, котрые подтверждают право сотрудника в соответствии со ст. 218 НК РФ на налоговые льготы (вычеты);
- Если работа предусмотрена со сведениями, составляющими военную или иную тайну, в деле должны быть копия допуска сотрудника к работе с этой информацией;
- Экземпляр (или копия) трудового договора, должностная инструкция работника, договор о материальной ответственности (если работник оформлен как лицо с материальной ответственностью) — здесь можно посмотреть образец такого договора.
- Копия приказа о приеме сотрудника на работу.
В процессе работы личное дело дополняют другими документами на работника, которые касаются исполнения им профессиональных обязанностей, либо изменений сведений о нем. Например, приказы о переводах, премированиях, взысканиях, больничные листы и пр.
Хранение личных дел
Для руководящих должностей срок хранения личного дела не ограничен, для остальных сотрудников срок составляет 75 лет.
Необходимо обеспечить правильное хранение личных дел в архиве. Место для хранения должно быть безопасным, с ограниченным доступом. Для хранения отлично подойдет металлический сейф или несгораемый шкаф с замком.
Доступ к личным делам имеет ограниченный круг лиц, как правило, это работник, ответственный за их ведение – кадровый работник. Также руководитель своим распоряжением может утвердить перечень лиц, для которых доступ также будет открыт.
Сам работник, на которого заведено личное дело, может в любой момент ознакомиться с его содержимым.