Внутренняя опись личного дела – это важный документ, позволяющий систематизировать содержимое личного дела, упростить поиск нужно документа. В конце статьи предлагаем скачать образец внутренней описи личного дела.
Данный бланк очень важен и пренебрегать его оформлением не нужно. К оформлению описи документов личного дела предъявляются конкретные требования, о которых мы поговорим ниже.
Образец оформления внутренней описи личного дела
Прежде всего, нужно указать номер дела, к которому составляется опись. Для грамотного документооборота на предприятии все дела нумеруются определенным образом с применением буквенных и цифровых обозначений. Грамотная нумерация дел позволяет систематизировать всю информацию.
Саму опись удобно представить в виде таблицы, где в каждой строке будет отражена информация о конкретном документе, находящимся в личном деле.
Графы таблицы в описи должны быть следующего содержания:
- Порядковый номер записи в таблице;
- Индекс документа;
- Его дата;
- Заголовок документа;
- Номера листов дела, где хранится данный документ;
- Примечание – любая конкретизирующая и важная информация.
Каждый документ личного дела должен быть упомянут во внутренней описи.
После того, как опись составлена, необходимо прописать общее количество документов, хранящихся в личном деле и указанных в описи к нему.
Также указывается количество листов внутренней описи.
Лицо, ответственное за оформление описи, должно подписать документ и поставит дату оформления.
Скачать образец внутренней описи личного дела – ссылка.