Гарантийное письмо относится к разряду деловых писем и содержит информацию о том, что автор обязуется сделать в обозначенные в документе сроки. То есть данный бланк – это документ, подтверждающий в письменном виде выполнение определенных обязательств, указанных в его содержании.
В каких случаях пишется гарантийное письмо? Случаев написания такого документа достаточно много, очень часто гарантийная бумага пишется в ответ на претензию. Например, поставщик направляет своему покупателю письмо-претензию с указанием того, чем он не доволен, например, не оплачена поставка товара или оказанные услуги. Покупатель в ответ на эту претензию может написать гарантийное письмо, в котором укажет, в какие сроки он обязуется погасить задолженность.
Помимо того, что данный документ пишется для обеспечения оплаты задолженности, он может также использоваться для подтверждения факта предоставления юридического адреса новой организации (после ее государственной регистрации) или факта приема на работу определенного человека и заключения с ним трудового договора.
Образцы написания гарантийного письма в различных случаях можно скачать в конце статьи.
Как написать грамотно гарантийное письмо?
Как, в целом, составляется такой документ? Чтобы он действительно мог что-то гарантировать, официально подтвердить факт выполнения каких-либо обязательств, нужно его грамотно составить.
Оформление гарантийного письма обычно осуществляется на фирменном бланке организации, если его нет, то на обычном листе форма А4.
Документ обязательно должен иметь обращение, которое пишется в правом верхнем углу, в нем пишется, кому адресуется данная бумага. Например, при написании гарантийного письма о предоставлении юридического адреса, в обращении пишется – отделение ФНС, в которое будет предоставлен документ. Можно указать и общую фразу «По месту требования».
Следующий обязательный реквизит – это дата оформления, пишется она обычно вверху слева.
Также в верхней части бланка пишется номер, подобные важные документы обычно регистрируются в специальных журналах организации, где им присваивается исходящий номер.
По центру вверху пишется заголовок.
Далее идет его основное содержание – текст, в котором излагается суть составления гарантийного письма.
Как правило, в текст включается информация о том, какие обязательства берет на себя автор, что он обязуется сделать и в какие сроки. При необходимости можно сослаться на определенные документы, которые каким-либо образом связаны с указанными гарантиями.
Обязательно нужно указать, кто является автором, если это организации – то ее основные реквизиты. Если это гарантийное письмо об оплате задолженности – то банковские реквизиты плательщика.
В случае неисполнения указанных в гарантийном письме обязательство могут быть применены штрафные санкции, которые также прописываются в бланке.
Ниже предлагаем скачать примерные образцы оформления гарантийных писем, которые вы можете использовать в качестве шаблона при составлении делового письма для своего случая.
Примеры писем
Образец гарантийного письма о предоставлении юридического адреса – скачать.
Об оплате задолженности – скачать.
О приеме на работу – скачать.
О прохождении практики студентом — образец.
Об оплате за товар — скачать.