Любой документ должен быть зарегистрирован при попадании на предприятие, прежде всего, для того, чтобы не быть потерянным. Для регистрации документов существуют специальные журналы. Командировочные удостоверения, которые сдают работники при возвращении из командировки, должны быть зарегистрированы в специальном журнале, порядок заполнения которого мы разберем в этой статье.
Возвращаясь из командировки, работник в течение трех дней должен сдать следующие документы: авансовый отчет с указанием потраченной суммы, командировочное удостоверение с указанием мест, где он побывал, служебное задание с отчетом о проделанной работе. Ответственный сотрудник (обычно это кадровый работник) должен зарегистрировать и подшить эти документы для хранения.
Журнал регистрации предназначен для учета удостоверений командируемых сотрудников.
Для регистрации других документов также могут быть применены различные регистрационные журналы:
Образец заполнения
Ответственный за ведение и хранение журнала – это кадровый работник, иные сотрудники предприятия могут имеет доступ к этому документу только в случае соответствующего письменного распоряжения.
На обложке должны быть указаны следующие данные:
- Название предприятия;
- Дата начала ведения документа;
- Рядом должна присутствовать графа для указания даты окончания ведения журнала, здесь будет проставлена дата в тот момент, когда регистрационная книга закончится.
- После получения от работника, вернувшегося из командировки, командировочного удостоверения, его нужно зарегистрировать в журнале.
Регистрация удостоверения предполагает заполнение специальной таблицы, в которой нужно указать:
- Фамилия, имя, отчество работника, на которого оформлено удостоверение;
- Должность этого работника;
- Место, куда ездил командируемый;
- Номер удостоверения;
- Фамилия, инициалы, должность сотрудника, подписавшего удостоверительный документ;
- Фактическое время выбытия и прибытия из командировки;
- Подпись работника, сдавшего удостоверение. Данная подпись значит, что работник ознакомлен с записью в журнале регистрации и согласен с ней.
Скачать образец командировочного удостоверения можно здесь.
Пример оформления
Образец журнала регистрации командировочных удостоверений – скачать.