Подотчетное лицо, получившее деньги для произведения расходов интересах организации, обязан отчитаться о потраченных средствах перед бухгалтерией, для этого заполняется авансовый отчет форма АО-1, бланк и образец которого можно бесплатно скачать ниже.
Срок для представления авансового отчета составляет три дня с момента:
- возврата из служебной поездки, если деньги выдавались в подотчет на командировочные расходы;
- окончания срока, на который предоставлены деньги, данный срок показывается в заявлении, которое подотчетное лицо составляет для получения денежных средств.
Если момент представления формы АО-1 пришелся на болезнь сотрудника или его отпуск, то отчитаться перед бухгалтерией нужно в течение трех дней после выхода на рабочее место после больничного или отпуска.
Заполненный образец авансового отчета АО-1 должен подтверждаться соответствующей документацией, в которой видны суммы и статьи расходов подотчетного лица. Это могут быть различные чеки, квитанции, накладные, БСО и прочие документы. На оборотной стороне бланка приводится список данных документов.
Авансовый отчет сдается бухгалтеру, который заполняет раздел с распиской в знак получения документа от работника. Расписка отрывается и передается отчитавшемуся лицу. Данная расписка будет подтверждать, что работник предоставил все необходимые документы и отчитался о потраченном подотчете.
На основании формы АО-1, утвержденной руководителем организации, бухгалтер сможет отнести деньги, находящиеся в подотчете отчитавшегося лица, на расходы организации.
Кассир, выдававший деньги, должен знать, что предоставление денег в подотчет возможно только тем лицам, которые занесены в приказ о подотчетных лицах. Кроме того, не должно быть долгов за сотрудникам по ранее полученным авансам.
Образец заполнения формы АО-1
Авансовый отчет частично заполняется самим подотчетным лицом. В частности сотрудник должен заполнить следующие поля:
- свои ФИО и табельный номер, профессию;
- назначение подотчетной суммы — куда будут потрачены деньги;
- список документов, подтверждающих расходы, на оборотной стороне бланка АО-1. В отношении каждого документа указывается соответствующая сумма расхода;
- подпись под таблицей.
Далее бланк авансового отчета сдается бухгалтеру для проверки и дальнейшего заполнения необходимых полей.
Бухгалтер после проверки заполняет расписку, отрывает ее и передает работнику.
Далее бухгалтер заполняет номер отчета, заполняет на лицевой стороне информацию о потраченном авансе:
- размер полученного аванса с указанием реквизитов расходного кассового ордера;
- израсходованная сумма;
- остаток — если у подотчетного лица осталась сумма денег, то на сдается в кассу по приходному кассовому ордеру, если денег не хватило, то они выдаются из кассы по РКО;
- проводка — корреспондирующие счета;
- подпись бухгалтера.
Далее заполненный образец АО-1 передается руководителю для утверждения, только после этого можно отражать проводки в бухучете.
Бланк и пример заполнения
Бланк авансового отчета форма АО-1 — скачать.
Образец заполнения авансового отчета АО-1 — скачать.