Особенности ведения личных дел сотрудников

Некоторые предприятия заводят на своих сотрудников личное дело, делается это с целью систематизации и хранения сведений о работниках. Составляется личное дело сотрудника на все время его сотрудничества с данной организацией. Процесс делопроизводства закреплен в ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Управление личными делами сотрудников обязательно только для объектов муниципальной и государственной собственности. Кадровые службы частных работодателей оформляют досье на сотрудников в том случае, если порядок и необходимость ведения указаны в локальных нормативных актах.

Все же личное дело работника – удобный инструмент для специалиста кадровой службы. С помощью этого документа осуществляется систематизация и работа с информацией о сотрудниках. Поэтому и частные организации в большинстве случаев также составляют досье на свой персонал.

В случае исполнения трудовых обязанностей сотрудников по совмещению, неважно внешнему или внутреннему, на работника заводят дело. В первом случае личное дело заводится как на нового сотрудника, в случае внутреннего совмещения — документы располагают в уже существующее дело.

Что включают в состав личного дела

Личное дело (досье) работника содержит в себе следующие документы:

Внутренний перечень (опись) документов дела;

  • Анкета сотрудника;
  • Автобиография;
  • Личный листок по учету кадров;
  • Копии удостоверяющих личность документов;
  • Копии СНИЛС, ИНН;
  • Копии документов о полученном образовании (дипломы, свидетельства, сертификаты и т. д.). Необходимо, если для исполнения обязанностей этой должности требуется специальное образование;
  • Документы о состоянии здоровья в тех случаях, когда предусмотрены законодательством определенные требования для занятия этой должности;
  • Копия военного билета для военнообязанных граждан или тех сотрудников, кто подлежит призыву на военную службу;
  • Копия документа, котрые подтверждают право сотрудника в соответствии со ст. 218 НК РФ на налоговые льготы (вычеты);
  • Если работа предусмотрена со сведениями, составляющими военную или иную тайну, в деле должны быть копия допуска сотрудника к работе с этой информацией;
  • Экземпляр (или копия) трудового договора, должностная инструкция работника, договор о материальной ответственности (если работник оформлен как лицо с материальной ответственностью) — здесь можно посмотреть образец такого договора.
  • Копия приказа о приеме сотрудника на работу.

В процессе работы личное дело дополняют другими документами на работника, которые касаются исполнения им профессиональных обязанностей, либо изменений сведений о нем. Например, приказы о переводах, премированиях, взысканиях, больничные листы и пр.

Хранение личных дел

Для руководящих должностей срок хранения личного дела не ограничен, для остальных сотрудников срок составляет 75 лет.

Необходимо обеспечить правильное хранение личных дел в архиве. Место для хранения должно быть безопасным, с ограниченным доступом. Для хранения отлично подойдет металлический сейф или несгораемый шкаф с замком.

Доступ к личным делам имеет ограниченный круг лиц, как правило, это работник, ответственный за их ведение – кадровый работник. Также руководитель своим распоряжением может утвердить перечень лиц, для которых доступ также будет открыт.

Сам работник, на которого заведено личное дело, может в любой момент ознакомиться с его содержимым.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *


© 2018 Бланки Документы Образцы ·  Дизайн и техподдержка: Goodwinpress.ru