В статье предлагаем скачать образец должностной инструкции секретаря (офис-менеджера). Образец для скачивания можно найти в конце статьи. Приведенным примером можно воспользоваться для составления собственной должностной инструкции. Кроме того, в этом помогут рекомендации, представленные в тексте статьи.
Сначала необходимо разобраться, что же такое должностная инструкция? Это документ, который определяет права, обязанности, функции и степень ответственности работника предприятия, который занимает определенную должность, перед работодателем.
Для чего же необходим такой документ, как должностная инструкция?
- Для правильного и полезного распределения обязанностей.
- Для обеспечения своевременного и надежного выполнения поставленной задачи.
- Для определения функциональной взаимосвязи работников и их взаимоотношений.
- Для определения прав сотрудника.
- Для повышения моральных и материальных стимулирований сотрудников.
- Для организации равномерной загрузки сотрудников.
При разработке должностной инструкции опираются на:
- организационную и функциональную структуру;
- классификационный справочник должности;
- нормативы управления труда;
- отделы входящий в производство;
- экспертные и социологические опросы и прочее.
Это все прописывается абсолютно в любом документе, определяющем права и обязанности для работников каких-либо должностей.
Предлагаем также ознакомиться с образцами должностных инструкций для таких работников, как:
Как составить должностную инструкцию для должности секретаря
Теперь рассмотрим, как составить должностную инструкцию для секретаря или по-современному офис-менеджера.
Должностная инструкция офис-менеджера должна включать такие разделы как:
1. Общие положение.
В данном разделе должна отображаться информация о том, кто принимает на работу, кто может быть принят на должность секретаря или офис-менеджера, кому подчиняется секретарь, чем он должен руководствоваться в своей работе, что должен знать, кто несет ответственность за работу во время его отсутствия.
2. Функции.
В этом разделе описаны основные функциональные обязанности работника, принятого на должность офис-менеджера (секретаря).
Основные функции секретаря:
- контролирование исполнения сотрудниками приказов и распоряжений руководства;
- организация совещания, заседания и т.д.;
- организация телефонных разговоров непосредственного начальника;
- организационная деятельность по своевременному приему посетителей;
- регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
Это общие функции, которые должны выполнять секретари любых предприятий. Однако в зависимости от предприятия эти функции могут расширяться.
3. Должностные обязанности.
Здесь рассмотрены основные обязанности секретаря. Должностные обязанности непосредственно вытекают из функций, рассмотренных в пункте 2.
4. Права.
Здесь указывается, на что может претендовать работник в должности секретарь.
Секретарь имеет право на:
- оптимизацию рабочего процесса без нарушения должностной инструкции,
- использование соответствующих документов и информации для выполнения своих непосредственных обязанностей,
- повышение своих профессиональных навыков.
5. Ответственность.
Пункт посвящен ответственности секретаря перед работодателем. Примерный образец должностной инструкции секретаря можно скачать по ссылке ниже.
Пример для скачивания
Должностная инструкция офис-менеджера (секретаря) – скачать.
Было очень полезно почитать. Все грамотно изложено, написано в доступной для понимания форме, ничего заумного и далекого от реальности. Инструкцию по заполнению должностной инструкции можно применять без изменений, все подходит.